Procedura redakcyjna i wydawnicza

Progress on Chemistry and Application of Chitin and its Derivatives (PCACD)

Czasopismo Progress on Chemistry and Application of Chitin and its Derivatives (PCACD) stosuje przejrzystą procedurę redakcyjną i wydawniczą, której celem jest zapewnienie wysokiej jakości naukowej publikowanych artykułów, bezstronności oceny, rzetelności badań oraz przestrzegania zasad etyki publikacyjnej.

Poniższe procedury stanowią uzupełnienie dokumentów Informacje dla autorów oraz Wytyczne etyki publikacyjnej, określających wymagania dotyczące przygotowywania manuskryptów i odpowiedzialnego postępowania w procesie publikacyjnym.

I. Zgłaszanie manuskryptów i ocena redakcyjna

1. Zgłaszanie manuskryptów

Manuskrypty należy przesyłać drogą elektroniczną na adres e-mail Redaktora Naczelnego, w edytowalnym formacie Microsoft Word (DOCX), z wykorzystaniem aktualnego szablonu artykułu udostępnionego na stronie czasopisma.

Zgłoszenia powinien dokonywać autor korespondencyjny. Jeżeli manuskrypt przesyła inny współautor, wszyscy wskazani autorzy korespondencyjni muszą zostać uwzględnieni w korespondencji e-mail.

Autor korespondencyjny odpowiada za kontakt z Redakcją oraz zapewnienie, że wszyscy współautorzy zaakceptowali zgłoszenie manuskryptu do czasopisma.

2. Potwierdzenie otrzymania manuskryptu

Redakcja potwierdza otrzymanie manuskryptu wiadomością e-mail.

Potwierdzenie oznacza wyłącznie otrzymanie zgłoszenia i nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem manuskryptu do recenzji ani z jego akceptacją do publikacji.

3. Wstępna ocena redakcyjna

Po otrzymaniu manuskryptu przeprowadzana jest wstępna ocena redakcyjna i techniczna, obejmująca w szczególności zgodność tematyki pracy z profilem czasopisma, kompletność zgłoszenia, przestrzeganie wymagań dotyczących przygotowania manuskryptu, poprawność informacji o autorach, wstępną ocenę oryginalności oraz zgodność z zasadami etyki publikacyjnej.

Manuskrypty mogą również zostać poddane analizie podobieństwa tekstu z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania antyplagiatowego.

Na podstawie wstępnej oceny możliwe jest:

• zakwalifikowanie manuskryptu do procesu recenzowania;
• zwrócenie się do autorów o wprowadzenie poprawek technicznych lub uzupełnienie informacji;
• odrzucenie manuskryptu bez kierowania go do recenzji zewnętrznych, jeżeli nie spełnia wymagań czasopisma.

Drobne uchybienia techniczne mogą zostać uwzględnione również na późniejszych etapach oceny redakcyjnej.

4. Oświadczenie autorów (Author Declaration)

Przed rozpoczęciem procesu recenzowania autor korespondencyjny jest zobowiązany do przesłania wypełnionego i podpisanego formularza Author Declaration, udostępnionego przez czasopismo.

Oświadczenie potwierdza akceptację zgłoszenia przez wszystkich współautorów oraz przestrzeganie zasad dotyczących oryginalności pracy, autorstwa, etyki publikacyjnej, konfliktów interesów i innych odpowiednich wymagań czasopisma.

Manuskrypt może zostać skierowany do recenzji zewnętrznych dopiero po otrzymaniu wymaganego oświadczenia.

5. Model recenzowania

PCACD stosuje model single-blind peer review, w którym recenzenci znają tożsamość autorów, natomiast tożsamość recenzentów nie jest ujawniana autorom.

Każdy artykuł przyjęty do publikacji jest oceniany przez co najmniej dwóch niezależnych recenzentów zewnętrznych, posiadających odpowiednie kompetencje naukowe.

Recenzentów wybiera Redakcja, uwzględniając ich kompetencje naukowe, niezależność oraz brak konfliktu interesów.

Recenzenci są zobowiązani do zachowania poufności i przygotowania obiektywnej, rzetelnej oraz konstruktywnej oceny manuskryptu.

6. Zapraszanie recenzentów i ocena manuskryptu

Redakcja kontaktuje się z potencjalnymi recenzentami, zapraszając ich do oceny manuskryptu odpowiadającego ich kompetencjom naukowym.

Po zaakceptowaniu zaproszenia recenzent otrzymuje manuskrypt oraz informacje niezbędne do przygotowania recenzji.

Ocena recenzencka obejmuje w szczególności oryginalność pracy, jej wartość naukową, zastosowaną metodykę, interpretację wyników, aktualność i adekwatność literatury, przejrzystość prezentacji oraz zgodność z wymaganiami naukowymi i etycznymi.

Rekomendacje recenzentów mają charakter doradczy. Ostateczna decyzja redakcyjna należy do Redaktora Naczelnego.

7. Terminy przygotowania recenzji

Recenzenci są zazwyczaj proszeni o przygotowanie recenzji w terminie od czterech do sześciu tygodni.

W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony. W razie potrzeby Redakcja wysyła przypomnienia lub zaprasza innych recenzentów.

Całkowity czas procesu recenzowania może się różnić w zależności od dostępności recenzentów, stopnia złożoności manuskryptu oraz konieczności uzyskania dodatkowych opinii.

8. Decyzje redakcyjne

Po zapoznaniu się z recenzjami Redaktor Naczelny podejmuje jedną z następujących decyzji:

• Accept (Akceptacja) – manuskrypt zostaje zaakceptowany do publikacji.
• Minor Revision (Drobne poprawki) – wymagane są ograniczone poprawki naukowe, redakcyjne lub techniczne.
• Major Revision (Istotne poprawki) – konieczne jest wprowadzenie znaczących zmian, dodatkowych analiz lub szczegółowych wyjaśnień naukowych.
• Reject (Odrzucenie) – manuskrypt nie kwalifikuje się do publikacji w czasopiśmie.

W przypadku istotnych rozbieżności między opiniami recenzentów Redaktor Naczelny może zasięgnąć dodatkowej, niezależnej opinii recenzenckiej.

Redaktor Naczelny może również przekazać autorom własne uwagi redakcyjne.

Decyzja o akceptacji manuskryptu uwzględnia jego jakość naukową, opinie recenzentów, przestrzeganie zasad etyki publikacyjnej oraz prawidłowe wprowadzenie wymaganych poprawek.

9. Poprawione manuskrypty i odpowiedzi na uwagi recenzentów

Autorzy, których manuskrypt został skierowany do poprawy, są zobowiązani do przesłania:

• poprawionego manuskryptu w edytowalnym formacie DOCX, z wyraźnie zaznaczonymi zmianami;
• oddzielnego dokumentu Response to Reviewers, zawierającego odpowiedzi na wszystkie uwagi recenzentów, punkt po punkcie.

Odpowiedzi powinny wyjaśniać wprowadzone zmiany oraz wskazywać ich lokalizację w poprawionym manuskrypcie. W przypadku nieuwzględnienia uwagi recenzenta autorzy powinni przedstawić odpowiednie uzasadnienie naukowe.

W przypadku drobnych poprawek termin ich wprowadzenia wynosi zazwyczaj od dwóch do trzech tygodni. Przy istotnych zmianach, wymagających dodatkowych badań lub analiz, autorom można przyznać od trzech do pięciu tygodni.

W uzasadnionych przypadkach autorzy mogą zwrócić się do Redakcji o przedłużenie terminu.

Poprawiony manuskrypt może zostać ponownie przekazany recenzentom lub oceniony bezpośrednio przez Redaktora Naczelnego, w zależności od charakteru i zakresu wprowadzonych zmian.

10. Brak odpowiedzi lub niedostarczenie poprawionego manuskryptu

Jeżeli autorzy nie prześlą poprawionego manuskryptu ani nie odpowiedzą na decyzję redakcyjną w wyznaczonym terminie, Redakcja może wysłać przypomnienie.

Autorzy otrzymują wówczas dodatkowe 10 dni kalendarzowych na przesłanie poprawek, udzielenie odpowiedzi lub zwrócenie się o przedłużenie terminu wraz z podaniem proponowanej daty zakończenia prac.

Jeżeli autorzy nie prześlą poprawionego manuskryptu ani nie skontaktują się z Redakcją w dodatkowym terminie, Redaktor Naczelny może podjąć decyzję o odrzuceniu manuskryptu z przyczyn proceduralnych, o czym informuje autora korespondencyjnego.

Dalsze rozpatrywanie manuskryptu zostaje zakończone. Ewentualne ponowne przesłanie pracy traktowane jest jako nowe zgłoszenie.

11. Zmiany w składzie i kolejności autorów

Zmiany w składzie autorów lub kolejności ich wymienienia są dopuszczalne wyłącznie przed ostateczną akceptacją manuskryptu do publikacji.

Każda taka zmiana wymaga:

• przedstawienia uzasadnienia;
• wypełnienia formularza Change of Authorship Form;
• uzyskania podpisów wszystkich autorów wymienionych w pierwotnym i proponowanym składzie, w tym autorów dodawanych lub usuwanych;
• zatwierdzenia przez Redaktora Naczelnego.

Wypełniony formularz przesyła autor korespondencyjny, uwzględniając w korespondencji e-mail wszystkich autorów, których dotyczy zgłoszona zmiana.

W przypadku braku porozumienia między autorami proces redakcyjny może zostać wstrzymany do czasu wyjaśnienia sprawy przez autorów lub, w uzasadnionych przypadkach, przez właściwe instytucje naukowe.

Po ostatecznej akceptacji manuskryptu nie dopuszcza się zmian składu ani kolejności autorów w ramach standardowej procedury redakcyjnej.

Potwierdzone błędy dotyczące informacji o autorach, stwierdzone po opublikowaniu artykułu, takie jak błędnie zapisane imię lub nazwisko, mogą zostać sprostowane wyłącznie w ramach formalnej procedury korekty publikacji, opisanej w punkcie 22.

12. Wycofanie manuskryptu

Przed ostateczną akceptacją manuskryptu autor korespondencyjny może wystąpić z pisemną prośbą o jego wycofanie, przesłaną pocztą elektroniczną z uwzględnieniem wszystkich współautorów w korespondencji.

Zgłoszenie powinno jednoznacznie identyfikować manuskrypt. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń lub sprzeciwu ze strony współautorów Redakcja może zwrócić się o dodatkowe wyjaśnienia.

Wycofanie manuskryptu następuje po pisemnym potwierdzeniu przez Redakcję.

Po ostatecznej akceptacji manuskryptu jego wycofanie nie następuje automatycznie. Każdy wniosek musi zawierać odpowiednie uzasadnienie i jest rozpatrywany indywidualnie przez Redaktora Naczelnego, z uwzględnieniem etapu procesu wydawniczego i okoliczności sprawy.

Po opublikowaniu artykułu ewentualne problemy rozwiązuje się zgodnie z właściwymi procedurami stosowanymi po publikacji, a nie poprzez standardowe wycofanie manuskryptu.

13. Odwołania od decyzji redakcyjnych

Autorzy mogą złożyć uzasadnione odwołanie od decyzji o odrzuceniu manuskryptu w terminie 10 dni kalendarzowych od otrzymania informacji o decyzji.

W odniesieniu do danego manuskryptu i decyzji redakcyjnej rozpatruje się jedno merytoryczne odwołanie.

Odwołanie powinno wskazywać podstawy ponownego rozpatrzenia sprawy oraz zawierać odpowiednie uzasadnienie naukowe lub proceduralne.

Redaktor Naczelny ocenia odwołanie i w razie potrzeby może zasięgnąć opinii niezależnego eksperta lub odpowiedniego członka Rady Programowej.

Decyzja podjęta po rozpatrzeniu odwołania jest ostateczna.

Złożenie odwołania nie wstrzymuje harmonogramu wydawniczego czasopisma, a jego pozytywne rozpatrzenie nie gwarantuje publikacji artykułu w określonym roczniku.

II. Akceptacja, przygotowanie wydawnicze i publikacja

14. Ostateczna akceptacja manuskryptu

Po pomyślnym zakończeniu procesu recenzowania i wprowadzeniu wymaganych poprawek Redaktor Naczelny przekazuje autorowi korespondencyjnemu decyzję o ostatecznej akceptacji manuskryptu do publikacji.

Ostateczna akceptacja oznacza zakończenie oceny naukowej manuskryptu i podjęcie decyzji o jego przyjęciu do publikacji.

Przed opublikowaniem artykułu Redakcja może nadal wymagać od autorów wprowadzenia poprawek technicznych, w szczególności dotyczących jakości ilustracji, tabel, formatowania lub innych elementów niezbędnych do przygotowania ostatecznej wersji wydawniczej.

15. Końcowa kontrola techniczna i przygotowanie redakcyjne

Po zaakceptowaniu manuskryptu Redakcja przeprowadza końcową kontrolę techniczną materiału przeznaczonego do publikacji.

Kontrola może obejmować weryfikację danych autorów, afiliacji, identyfikatorów ORCID, bibliografii, ilustracji, tabel, danych liczbowych, formatowania i metadanych publikacji.

Redakcja może dokonywać korekty językowej i stylistycznej mającej na celu poprawę czytelności oraz ujednolicenie tekstu, bez zmieniania jego znaczenia naukowego.

W przypadku konieczności uzupełnienia informacji, skorygowania danych lub wyjaśnienia niejasności Redakcja kontaktuje się z autorem korespondencyjnym.

Istotne zmiany merytoryczne nie mogą być wprowadzane bez udziału autorów oraz, w razie potrzeby, dodatkowej oceny redakcyjnej.

16. Skład artykułu i korekta autorska

Zaakceptowany manuskrypt jest przygotowywany do publikacji zgodnie z układem graficznym czasopisma.

Autor korespondencyjny otrzymuje plik do korekty autorskiej (author proofs) w celu sprawdzenia tekstu, ilustracji, tabel, danych autorów oraz odpowiedzi na ewentualne pytania redakcyjne.

Autorzy są zazwyczaj proszeni o przesłanie poprawek i pisemne zatwierdzenie ostatecznej wersji w terminie 48 godzin. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony, zwykle do czterech dni roboczych.

Zgłaszane poprawki powinny jednoznacznie wskazywać odpowiednie strony, sekcje lub wiersze.

Korekta autorska służy przede wszystkim usunięciu błędów powstałych na etapie przygotowania wydawniczego oraz innych niezbędnych usterek. Wprowadzanie istotnych zmian w treści naukowej nie jest dopuszczalne bez dodatkowej oceny redakcyjnej.

W przypadku braku odpowiedzi Redakcja może wysłać przypomnienie i wyznaczyć dodatkowy termin pięciu dni kalendarzowych.

Ostateczna publikacja wymaga jednoznacznego, pisemnego zatwierdzenia korekty autorskiej. Brak zatwierdzenia może skutkować przesunięciem publikacji artykułu, również do kolejnego rocznika czasopisma.

17. Rejestracja DOI i publikacja rocznika

Po zakończeniu przygotowania wydawniczego oraz zatwierdzeniu ostatecznych plików artykułów czasopismo rejestruje odpowiednie metadane i cyfrowe identyfikatory dokumentów (DOI) w systemie Crossref.

PCACD publikuje jeden rocznik, który jest zazwyczaj udostępniany w wersji elektronicznej do 15 października, a w wersji drukowanej do 30 października.

Wersje elektroniczna i drukowana zawierają tę samą pierwotnie opublikowaną treść naukową.

Termin publikacji jest uzależniony od prawidłowego zakończenia wszystkich etapów procesu redakcyjnego i wydawniczego.

18. Powiadomienie autorów i rozpowszechnianie publikacji

Po opublikowaniu rocznika Redakcja informuje autorów korespondencyjnych o ukazaniu się artykułów oraz przekazuje informacje umożliwiające dostęp do opublikowanego tomu.

Metadane artykułów i informacje bibliograficzne są przekazywane do odpowiednich baz indeksacyjnych, abstraktowych oraz serwisów wspierających wyszukiwanie publikacji naukowych, stosownie do zakresu współpracy z poszczególnymi instytucjami.

Czasopismo nie gwarantuje natychmiastowego indeksowania artykułów ani ich uwzględnienia we wszystkich bazach bibliograficznych.

19. Archiwizacja i długoterminowa dostępność publikacji

Opublikowane artykuły są udostępniane na stronie internetowej czasopisma.

Czasopismo deponuje również publikacje w serwisie Biblioteka Nauki oraz prowadzi działania zmierzające do zwiększenia kompletności i dostępności archiwum elektronicznego.

Redakcja dąży do zapewnienia trwałego i niezawodnego dostępu do opublikowanych artykułów oraz powiązanych z nimi metadanych bibliograficznych.

III. Niezależność redakcyjna i procedury po publikacji

20. Niezależność redakcyjna i konflikty interesów

Decyzje redakcyjne podejmowane są na podstawie wartości naukowej manuskryptu, opinii recenzentów oraz zgodności z zasadami etyki publikacyjnej.

Członkowie Rady Programowej mogą zgłaszać własne manuskrypty do PCACD. Takie zgłoszenia podlegają identycznym zasadom wstępnej oceny redakcyjnej i recenzowania jak wszystkie pozostałe prace, w tym ocenie przez co najmniej dwóch niezależnych recenzentów zewnętrznych.

Członek Rady Programowej będący autorem zgłoszonego manuskryptu nie uczestniczy w wyborze recenzentów ani w podejmowaniu decyzji redakcyjnych dotyczących własnej pracy.

Redaktor Naczelny odpowiada za zapewnienie bezstronności procesu redakcyjnego.

21. Skargi dotyczące procesu redakcyjnego

Skargi dotyczące procedur redakcyjnych, przestrzegania zasad etyki publikacyjnej lub sposobu prowadzenia sprawy manuskryptu mogą być kierowane do Redaktora Naczelnego.

Skargi dotyczące postępowania lub decyzji Redaktora Naczelnego mogą być kierowane do Prezesa Polskiego Towarzystwa Chitynowego albo do innego bezstronnego członka Zarządu Towarzystwa.

Aktualne informacje o składzie Zarządu są udostępniane na stronie internetowej Polskiego Towarzystwa Chitynowego.

Skargi rozpatrywane są w sposób bezstronny i poufny, z uwzględnieniem okoliczności sprawy oraz odpowiednich zasad etyki publikacyjnej.

Osoba zgłaszająca skargę jest informowana o wyniku jej rozpatrzenia w zakresie, w jakim pozwalają na to zasady poufności.

22. Sprostowania i korekty po publikacji

PCACD dąży do zapewnienia poprawności i integralności opublikowanego dorobku naukowego.

Drobne błędy typograficzne lub formatowania, które nie wpływają na treść naukową artykułu, zazwyczaj nie wymagają publikacji formalnego sprostowania.

W przypadku wykrycia istotnego błędu po publikacji Redaktor Naczelny ocenia jego charakter i konsekwencje.

Błędy wymagające formalnego sprostowania mogą być korygowane poprzez opublikowanie odrębnego dokumentu Corrigendum lub innego odpowiedniego zawiadomienia o korekcie.

Takie dokumenty są powiązane z pierwotnym artykułem i otrzymują, w odpowiednich przypadkach, własny identyfikator DOI. Aktualizowane są również właściwe powiązania metadanych publikacji.

Redakcja nie wprowadza nieudokumentowanych zmian do opublikowanych plików PDF. Istotne błędy są korygowane w sposób przejrzysty, umożliwiający czytelnikom ustalenie zakresu i przyczyn korekty.

23. Retrakcje i wyrażenia zaniepokojenia

Czasopismo podejmuje działania wyjaśniające w przypadku uzasadnionych wątpliwości dotyczących wiarygodności, integralności lub zgodności z zasadami etyki opublikowanych badań.

W razie potrzeby Redakcja może zwrócić się do autorów o wyjaśnienia i udostępnienie materiałów źródłowych oraz skonsultować sprawę z niezależnymi ekspertami lub właściwymi instytucjami.

Retrakcja (Retraction) może zostać zastosowana, jeżeli wyniki badań są w istotnym stopniu niewiarygodne lub gdy stwierdzone poważne naruszenia zasad etyki naukowej bądź publikacyjnej uzasadniają wycofanie artykułu z uznawanego dorobku naukowego.

W wyjątkowych sytuacjach Redakcja może opublikować Expression of Concern (wyrażenie zaniepokojenia), jeżeli istnieją poważne, niewyjaśnione wątpliwości dotyczące publikacji, o których czytelnicy powinni zostać poinformowani przed zakończeniem postępowania wyjaśniającego.

W przypadku retrakcji Redakcja publikuje odrębny dokument zawierający uzasadnienie decyzji oraz jednoznacznie identyfikujący artykuł, którego retrakcja dotyczy. Dokument ten jest powiązany z pierwotnym artykułem i otrzymuje własny identyfikator DOI.

Informacja o retrakcji jest wyraźnie oznaczana na stronie artykułu, a odpowiednie powiązania i informacje o jego statusie są uwzględniane w metadanych bibliograficznych, w tym w systemie Crossref.

Artykuł pozostaje dostępny w archiwum czasopisma, przy czym czytelnicy muszą być jednoznacznie informowani o jego wycofanym statusie. Sposób technicznego oznaczenia pliku PDF ustala Redakcja z uwzględnieniem odpowiednich standardów wydawniczych.

Procedury te realizowane są zgodnie z zasadami etyki publikacyjnej PCACD oraz odpowiednimi zaleceniami Committee on Publication Ethics (COPE).

Powiązane dokumenty czasopisma

Autorzy, recenzenci i czytelnicy powinni również zapoznać się z następującymi dokumentami:

• Informacje dla autorów (Guide for Authors) – zasady przygotowania i zgłaszania manuskryptów, wymagania dotyczące formatowania, preprintów i pozostałe instrukcje dla autorów.
• Wytyczne etyki publikacyjnej (Publication Ethics Guidelines) – zasady dotyczące autorstwa, oryginalności prac, plagiatu, konfliktów interesów, wykorzystywania sztucznej inteligencji, rzetelności naukowej oraz odpowiedzialności autorów, recenzentów i redakcji.

Dokumenty te należy rozpatrywać łącznie z niniejszą Procedurą redakcyjną i wydawniczą.